Digitale Bestellprozesse im Praxisalltag

TFA Sigrid Braams über Einkauf, Apothekenmanagement und digitale Abläufe. 

Seit rund 16 Jahren arbeitet Sigrid Braams in der Tierarztpraxis Dr. Larscheid in Antweiler. Als Tiermedizinische Fachangestellte übernimmt sie nicht nur klassische Praxisaufgaben wie Anmeldung, OP, Labor oder Telefon, sondern verantwortet vor allem das Apotheken- und teilweise auch das Praxismanagement. Damit bewegt sie sich in einem Bereich, der für den Praxisbetrieb entscheidend ist.

Besonders herausfordernd ist für sie das Management der Praxisapotheke. Ziel ist es, jederzeit die richtige Menge an Medikamenten verfügbar zu haben. Zwei bis drei Stunden täglich beschäftigt sie sich allein mit diesem Bereich. Trotz digitaler Unterstützung bleibt die regelmäßige Kontrolle unverzichtbar: Lagerbestände müssen geprüft, Produkte nachgezählt und Daten laufend gepflegt werden. „Ich muss immer wieder neu zählen, um zu gucken, ob das, was der Computer sagt, auch wirklich in der Schublade liegt“, beschreibt Braams den Alltag im Apothekenmanagement. Digitalisierung ersetze aus ihrer Sicht nicht die Verantwortung, aber sie unterstütze sie.

Schnittstelle von easyVET und heiland.com

Die Einführung der Schnittstelle zwischen easyVET und heiland.com erlebt Braams nicht als radikale Umstellung, sondern als nächsten Entwicklungsschritt. Sie arbeitete bereits zuvor digital direkt aus easyVET heraus und war außerdem Teil eines Pilotprojekts zur Erprobung der neuen Anbindung. Entsprechend beschreibt sie die Einarbeitung als unkompliziert und weitgehend selbsterklärend. Entscheidend sei allerdings, dass Produktdaten, Bestände und Inventur sauber gepflegt werden. Nur dann könne ein digitales Bestellsystem zuverlässig funktionieren.

Mehr Übersicht und höhere Sicherheit

Interessant ist dabei ihre Bewertung des tatsächlichen Nutzens: Anders als häufig in Digitalisierungsprojekten versprochen, sieht Braams den größten Mehrwert nicht primär in zusätzlicher Zeitersparnis. Für ihre Praxis lag der Gewinn vor allem in mehr Übersicht und höherer Sicherheit. Durch den zusätzlichen Schritt über heiland.com sieht sie genauer, welche Mengen tatsächlich bestellt werden, erkennt Lieferengpässe früher und kann Fehlbestellungen besser vermeiden.

Ihr persönliches Fazit formuliert sie entsprechend differenziert: „Für mich ist es jetzt eigentlich ein Schritt mehr geworden, aber es ist übersichtlicher geworden.“ Gerade diese Transparenz helfe ihr dabei, Bestellungen vor dem endgültigen Versand noch einmal bewusst zu kontrollieren und Fehlmengen oder Missverständnisse frühzeitig zu erkennen.

Braams sieht die neue Anbindung insgesamt positiv, vor allem wegen der zusätzlichen Übersicht im Bestellprozess. Statt Bestellungen unmittelbar abzuschicken, ermöglicht der Warenkorb bei heiland.com eine bewusste Zwischenstation: prüfen, bündeln, Lieferbarkeit einschätzen und anschließend gezielt an die jeweiligen Lieferanten übergeben. Für die Praxis schafft das vor allem eines: mehr Transparenz und mehr Flexibilität im täglichen Einkauf.

Ihr Fazit fällt positiv aus: Sie würde anderen Praxen die Nutzung empfehlen, jedoch mit einer wichtigen Einschränkung. Digitalisierung funktioniere nur dann gut, wenn die Grundlage stimmt. Wer seine Produktdaten und Lagerbestände sauber pflegt, gewinnt vor allem mehr Überblick, mehr Sicherheit und damit am Ende mehr Ruhe im Praxisalltag. „Voraussetzung ist, dass man seinen Produktkatalog pflegt“, sagt Braams. „Aber das ist bei allen Sachen so.“

Andreas Moll